Politique de confidentialité

1.  Dispositions générales

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 1.1   Préambule

Le Centre de services scolaire du Lac-Saint-Jean (ci-après le Centre de services scolaire) reconnaît l’importance de respecter la vie privée et de protéger les renseignements personnels qu’elle détient. Le centre de services scolaire prend les mesures raisonnables propres à assurer la confidentialité des renseignements personnels qui sont recueillis par moyens technologiques, conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (ci-après la « Loi sur l’accès »).

La présente Politique de confidentialité concernant les renseignements personnels recueillis par des moyens technologiques (ci-après la « Politique ») vise à communiquer en termes simples et clairs les exigences auxquelles le centre de services scolaire est tenu en matière de protection de la vie privée lors de la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des Renseignements personnels qu’elle recueille par des moyens technologiques.

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1.2  Objectif

L’objectif de la Politique est d’expliquer comment les Renseignements personnels recueillis par des moyens technologiques sont recueillis, utilisés, communiqués et conservés par le centre de services scolaire.

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 1.3  Champ d’application.

La Politique s’applique à l’égard de tous les Renseignements personnels recueillis par le centre de services scolaire par des moyens technologiques, tout au long de leur Cycle de vie, relatifs aux Personnes concernées, notamment les élèves, les diplômés, les membres du personnel, les employés et les visiteurs de ses sites Web.

Les Renseignements personnels recueillis ou communiqués par l’intermédiaire de sites Web externes, soit les sites qui ne sont pas administrés par le centre de services scolaire, ne sont toutefois pas assujettis à la Politique, de sorte que le centre de services scolaire n’est pas responsable de leur contenu. Le centre de services scolaire invite les visiteurs des sites Web externes à prendre connaissance des politiques de confidentialité qui s’appliquent aux sites Web externes visités.

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1.4  Références

– Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la  protection des renseignements personnels, RLRQ, c. A-2.1;

– Règlement relatif aux ressources informationnelles;

– Loi sur les archives, RLRQ, c. A-21.1;

– Politique relative à la gestion des documents administratifs et des archives;

– Règles de gouvernance (à venir).

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1.5   Définitions

« Cycle de vie » : ensemble des étapes que franchit un Renseignement personnel et qui vont de sa collecte, en passant par son utilisation, sa communication, sa conservation et sa destruction ou anonymisation.

« Renseignement personnel » : tout Renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Aux fins de la présente politique, cette définition correspond à « Renseignements personnels » au sens où l’entend la Loi sur l’accès.

« Renseignement personnel sensible » : renseignement personnel qui, de par sa nature notamment médicale, biométrique ou autrement intime, ou en raison du contexte de son utilisation ou de sa communication, suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée.

« Responsable de la protection des Renseignements personnels » : personne qui veille à assurer le respect et la mise en œuvre des Règles et des obligations du centre de services scolaire en matière de protection des Renseignements personnels.

2.  Collecte de Renseignements personnels

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 2.1 Renseignements personnels recueillis

Dans le cadre de ses missions, le centre de services scolaire recueille des Renseignements personnels par le biais de différents moyens technologiques, notamment par l’entremise de ses sites Web, applications et plateformes en ligne.

Ces Renseignements peuvent par exemple être recueillis dans le cadre d’une demande d’admission, du dépôt d’une candidature pour un poste, de la transmission d’un don, de l’inscription à une infolettre, de la transmission d’une demande de Renseignement ou de la participation à un sondage ou de la réponse.

Le centre de services scolaires ne recueille que les Renseignements nécessaires à l’exercice de ses attributions ou à la mise en œuvre d’un programme dont elle a la gestion. Aucun Renseignement personnel n’est recueilli par le centre de services scolaire par moyens technologiques à moins d’avoir préalablement informé la Personne concernée des fins de la collecte et d’avoir obtenu son consentement, sauf si la Loi sur l’accès à l’information ne l’y autorise.

Les Renseignements personnels recueillis par des moyens technologiques comprennent notamment les Renseignements suivants :

• des renseignements d’identité, tels que les noms et prénoms;

• des coordonnées, tels une adresse, une adresse électronique personnelle et un numéro de téléphone;

• des renseignements relatifs au dossier scolaire : les dossiers académiques, des résultats scolaires, les institutions d’enseignement fréquentées, le matricule, le code permanent;

• des renseignements de nature médicale ou biologique;

• des documents d’immigration;

• des renseignements relatifs à la facturation et des renseignements financiers, telles une adresse de facturation, de l’information relative à un compte bancaire ou des données de paiement;

• des renseignements relatifs au recrutement, tels un curriculum vitae, des renseignements de scolarité et les antécédents professionnels, des détails concernant les affiliations professionnelles;

• des renseignements relatifs à l’emploi et disciplinaires;

• des données d’identification et d’autres données de vérification des antécédents telle une copie d’un permis de conduire, d’un passeport ou d’une facture d’un service public;

• des données relatives au régime de retraite, telles des renseignements financiers, le nom et les coordonnées des participants et des bénéficiaires;

• renseignements d’utilisation des sites et des plateformes, tels que les renseignements recueillis par le biais de témoins, l’adresse ip, l’historique de navigation;

• des renseignements dans le cadre d’activités de recherche;

• tout autre renseignement personnel fourni.

2.2   Moyens de collecte des Renseignements personnels

Le centre de services scolaire recueille les Renseignements personnels requis dans le cadre de ses activités, et ce, soit directement auprès de la Personne concernée ou par le biais des sites et plateformes du centre de services scolaire. Il est également possible que le centre de services scolaire doive recueillir des Renseignements personnels auprès d’autres organismes, par exemple : auprès du ministère de l’Éducation, ou des autorités compétentes en matière d’immigration.

La cueillette de Renseignements personnels peut se faire par exemple par courriel sécurisé, par le dépôt de documents sur les plateformes Internet ou par tout autres moyens technologiques.

Advenant le cas où le centre de services scolaire doive utiliser des moyens technologiques conçus ou opérés par des fournisseurs ou des Partenaires, le centre de services scolaire s’assure que la protection et la confidentialité de ces renseignements répondent aux exigences de la Loi sur l’accès en la matière.

En raison des risques inhérents à la communication de Renseignements personnels par courrier électronique, le centre de services scolaire déconseille la communication de Renseignements personnels sensibles par courriel, à moins que leur transmission ne soit effectuée par courriel de manière sécurisée. Elle fait de même de son côté en favorisant des moyens d’échange sécurisés, lorsque cela est possible. Le Service des ressources informationnelles est responsable d’identifier les moyens technologiques qui sont sécuritaires pour la communication de Renseignements personnels sensibles.

2.3  Fins pour lesquelles les Renseignements personnels sont recueillis

Le centre de services scolaire recueille les Renseignements personnels requis dans le cadre de ses communications et ceux-ci sont utilisés essentiellement pour les finalités suivantes (liste non-exhaustive) :

• à des fins d’identification d’une personne;

• à des fins d’emploi ou de formation;

• à des fins de vérification de l’admissibilité d’une personne à des formations ou à des services;

• à des fins d’offres de produits ou de services;

• à des fins de suivi auprès de la personne concernée;

• à des fins de statistiques, d’études ou de recherches;

• à des fins de communication;

• à des fins d’interactions numériques et de gestion des sites web du centre de services scolaire et des autres services en lignes (fonctionnalité, présentation, organisation, mesure de performance, développement, adaptation de contenu, contrôle de la qualité, etc.).

Les Renseignements personnels conservés par le centre de services scolaire sont recueillis seulement une fois que la Personne concernée a été informée des fins de la collecte.

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2.4 Catégories de personnes ayant accès aux Renseignements personnels

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 2.4.1    Communication au sein du centre de services scolaire

L’accès aux Renseignements personnels est limité aux membres du personnel qui ont besoin d’y accéder dans le cadre de leurs fonctions. Le personnel sont responsables de protéger la confidentialité des Renseignements personnels auxquels ils ont accès dans le cadre de leurs fonctions.

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2.4.2    Communication à des tiers

Il est possible que le centre de services scolaire doive partager des Renseignements personnels avec des tiers dans le cadre de ses activités, par exemple pour fins d’immigration, de bourses, pour fins de stage, à des ordres professionnels pour fins d’adhésion, à des fins d’études ou de recherche, de contrats de service auprès de fournisseurs, etc.

Le centre de services scolaire peut également divulguer certains Renseignements personnels qu’elle détient pour se conformer à l’ordonnance d’un tribunal, à une loi ou à une procédure judiciaire, y compris pour répondre à toute demande gouvernementale ou réglementaire, conformément aux lois applicables.

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 2.5 Refus de collecte de Renseignements personnels

Dans certaines situations, la communication de Renseignements personnels est obligatoire afin que le centre de services scolaire puisse rendre les services requis. Par exemple, la transmission de Renseignements personnels est obligatoire dans le cadre des demandes d’admission, d’embauche, d’inscription à certains stages de formation pratique, etc. Le refus de transmettre les Renseignements personnels requis peut entrainer une diminution de service ou un arrêt du processus en cours, selon le cas.

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 3.      Droits d’accès et de rectification

Dans certaines circonstances et sous réserve des modalités de la Loi sur l’accès à l’information, une personne dispose des droits suivants :

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3.1       Droit d’accès

La Personne concernée a le droit de connaître tout renseignement personnel détenus par Le centre de services scolaire. Sous réserve du droit applicable et, le cas échéant, du paiement d’une somme monétaire, la personne peut ainsi recevoir une copie des Renseignements personnels détenus par le centre de services scolaire et certains autres renseignements la concernant.

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3.2       Droit de rectification

La Personne concernée a le droit de demander de faire rectifier tout Renseignement personnel incomplet, inexact ou équivoque qui est détenu par le centre de services scolaire.

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3.3    Personne responsable de la protection des Renseignements personnels

Pour toutes questions ou plaintes relatives à la présente Politique, ou pour l’exercice des droits des Personnes concernées, il faut communiquer avec la personne responsable de la protection des Renseignements personnels : secgen@cslsj.qc.ca.

3.4   Moyens technologiques disponibles pour consultation ou rectification des renseignements personnels d’une personne concernée

Les moyens technologiques disponibles pour qu’une personne consulte ses renseignements personnels sont variables. Toute personne désirant consulter ses Renseignements personnels peut communiquer avec la Personne responsable de la protection des Renseignements personnels.

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4.     Communication hors Québec

Il est possible que le centre de services scolaire, dans le cadre de ses activités, fasse appel à des fournisseurs, organismes ou à des Partenaires situés à l’extérieur du Québec. Advenant le cas où le centre de services scolaire doive partager des Renseignements personnels avec ces fournisseurs, organismes ou ces Partenaires, le centre de services scolaire s’assure que la protection et la confidentialité de ces renseignements répondent aux exigences de la Loi sur l’accès en la matière.

5.   Règles de gouvernance en matière de protection des Renseignements personnels

Pour toute question concernant les pratiques du centre de services scolaire en matière de collecte, d’utilisation, de communication de conservation et de destruction des Renseignements personnels, veuillez-vous référer à la Politique relative aux règles de gouvernance en matière de protection des Renseignements personnels (à venir).

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6.  Mesures prises pour assurer la confidentialité et la sécurité des Renseignements personnels

Le centre de services scolaire met en place des mesures de sécurité raisonnables afin d’assurer la confidentialité des Renseignements personnels recueillis, utilisés, communiqués, conservés, détruits ou anonymisés. Ces mesures de sécurité tiennent notamment compte du niveau de sensibilité des Renseignements personnels, de la finalité pour laquelle ils ont été recueillis et utilisés, de leur quantité, de leur répartition et de leur support.

Le centre de services scolaire a pris des moyens raisonnables pour faire en sorte que seuls les membres du personnel qui doivent absolument avoir accès aux Renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions soient autorisés à y accéder.  Les personnes qui travaillent pour le centre de services scolaire ou en son nom doivent notamment fournir les efforts raisonnables pour minimiser le risque de divulgation non intentionnelle de Renseignements personnels.

Par exemple, les mesures suivantes peuvent être prises pour assurer la confidentialité d’un fichier informatique :

• contrôle préventif de l’accès au fichier;

• journaux de vérification des données;

• règles et pratiques de vérifications des logiciels;

• mesures liées aux outils informatiques;

• règles et pratiques de vérification du fichier;

• suppression de dossiers numériques, selon le logiciel utilisé;

• signature d’une entente de confidentialité.

Il s’agit d’une liste non-exhaustive et les mesures prises peuvent varier.

Les tiers ayant accès aux Renseignements personnels dont le centre de services scolaire a la garde ou le contrôle sont informés de la présente Politique et des autres politiques et processus applicables pour assurer la sécurité et la protection des Renseignements personnels. Tous les tiers doivent s’engager par écrit à accepter de se conformer aux politiques, aux processus et aux lois applicables. Par tiers, il est notamment entendu toute personne ou organisme ayant une personnalité juridique distincte du centre de services scolaire, incluant les fournisseurs, les sous-traitants, les prestataires de services ou d’autres partenaires.

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7.   Processus de traitement des plaintes

Le processus de traitement des plaintes est en cours de rédaction par le Secrétariat général du Centre de services scolaire. Toute plainte peut pour l’instant être communiquée auprès de la personne Responsable de la protection des Renseignements personnels au courriel suivant : secgen@cslsj.qc.ca.

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8.   Responsable de l’application

La personne responsable de l’accès à l’information et de la protection des Renseignements personnels au centre de services scolaire est responsable de l’application de cette Politique.

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9.  Mise à jour

Le centre de services scolaire se réserve le droit de changer ou de mettre à jour la présente Politique à tout moment utile ou minimalement, à tous les cinq (5) ans. Le cas échéant, le centre de services scolaire prendra les moyens raisonnables afin d’aviser toute Personne concernée par des changements ou mises à jour importants. Toute modifications ou mise à jour se fait conformément aux règles établies par la Loi sur l’accès.

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10. Dispositions finales

La présente politique entre en vigueur au moment de son adoption par le Conseil d’administration.

*** La présente politique est inspirée d’autres politiques en semblable matière ***